Đăng ký khai sinh quá hạn hiện không bị phạt. Luật Hộ tịch 2014 yêu cầu khai sinh trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Trước đây Nghị định 82/2020/NĐ-CP phạt cảnh cáo người có trách nhiệm đi khai sinh mà không đăng ký đúng hạn. Từ 18/05/2026, Nghị định 109/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 82/2020; điều về đăng ký khai sinh (Điều 37) chỉ phạt các hành vi gian dối như tẩy xóa giấy tờ, khai sai sự thật, dùng giấy tờ của người khác, không còn hành vi khai sinh trễ hạn. UBND cấp xã đăng ký khai sinh như bình thường, có thể thu lệ phí theo mức HĐND tỉnh quy định vì khai sinh quá hạn không thuộc diện miễn.
| Trường hợp | Làm ở đâu | Giấy tờ chính | Xử lý |
|---|---|---|---|
| Trẻ quá 60 ngày chưa khai sinh | UBND cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ | Tờ khai, giấy chứng sinh | Đăng ký bình thường, có thể thu lệ phí |
| Người lớn chưa từng khai sinh, có giấy tờ cá nhân | UBND cấp xã nơi người đó cư trú | Tờ khai, giấy tờ cá nhân có thông tin | Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ |
| Đã khai sinh nhưng mất sổ hộ tịch và giấy khai sinh | UBND cấp xã nơi đã khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú | Bản sao giấy tờ cũ nếu có | Đăng ký lại khai sinh |
| Mất bản chính giấy khai sinh nhưng sổ còn | UBND cấp xã nơi lưu sổ, hoặc trực tuyến | Không cần | Xin trích lục bản sao |
Đây là trang thông tin độc lập, không thuộc cơ quan nhà nước. Bạn nên hỏi công chức tư pháp hộ tịch UBND cấp xã để có danh sách giấy tờ đúng với trường hợp của mình.
Ai có trách nhiệm đi khai sinh
Theo Điều 15 Luật Hộ tịch 2014, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Nếu cha mẹ không thể đi, ông bà hoặc người thân thích khác, cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi khai sinh.
Hạn 60 ngày là nghĩa vụ của người có trách nhiệm đi khai sinh, không phải của đứa trẻ. Quá hạn thì người đi khai sinh vẫn nộp hồ sơ bình thường. Khai gian dối về việc sinh, tẩy xóa giấy tờ hoặc dùng giấy tờ của người khác thì bị phạt tiền từ 1.000.000 đến 5.000.000 đồng theo Điều 37 Nghị định 109/2026/NĐ-CP.
Khai sinh quá hạn cho trẻ: làm như thường
- Nộp tờ khai đăng ký khai sinh và giấy chứng sinh tại UBND cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ. Nộp trực tuyến qua VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công cũng được.
- Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ nếu thông tin kết hôn chưa có trên hệ thống.
- Ghi vào Sổ hộ tịch, cấp giấy khai sinh. Có thể làm liên thông đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi.
Nếu mất giấy chứng sinh, xin bệnh viện cấp lại, hoặc thay bằng văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh. Không có người làm chứng thì người đi khai sinh làm giấy cam đoan về việc sinh.
Khai sinh cho người lớn tuổi chưa từng đăng ký
Nhiều người sinh ở nông thôn những năm trước chưa từng được khai sinh, đến khi làm giấy tờ mới phát hiện. Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch có thủ tục riêng cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân. Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký khai sinh.
- Giấy chứng sinh hoặc văn bản người làm chứng, hoặc giấy cam đoan về việc sinh.
- Bản sao các giấy tờ cá nhân có thông tin về họ tên, ngày sinh, cha mẹ: căn cước, học bạ, bằng tốt nghiệp, hồ sơ đảng viên, giấy tờ quân ngũ, hồ sơ công tác...
- Văn bản xác nhận của cơ quan, đơn vị đang lưu giữ hồ sơ (nếu có).
Nội dung khai sinh được ghi theo thông tin trong các giấy tờ cá nhân đó. Nếu các giấy tờ ghi khác nhau, công chức sẽ hướng dẫn xác định theo giấy tờ nào.
Đăng ký lại khai sinh
Khác với khai sinh lần đầu, đăng ký lại dành cho người đã từng khai sinh nhưng cả Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất. Nếu chỉ mất bản chính mà sổ ở xã còn, bạn chỉ cần xin trích lục bản sao giấy khai sinh, làm trực tuyến được.
Nộp ở đâu, bao lâu, lệ phí
- Nơi nộp: UBND cấp xã. Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện, Nghị định 120/2025/NĐ-CP chuyển việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài về cấp xã. Luật Hộ tịch 2026 (số 03/2026/QH16) có hiệu lực từ 01/03/2027 sẽ cho đăng ký tại UBND cấp xã không phụ thuộc nơi cư trú; trước mốc đó vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014.
- Thời hạn: Khai sinh cho trẻ giải quyết ngay khi đủ giấy tờ. Khai sinh cho người lớn hoặc đăng ký lại có thể cần xác minh, thời hạn dài hơn theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
- Lệ phí: Chỉ khai sinh đúng hạn mới được miễn theo Điều 11 Luật Hộ tịch 2014. Khai sinh quá hạn, đăng ký lại khai sinh thu lệ phí theo nghị quyết HĐND tỉnh, căn cứ Thông tư 85/2019/TT-BTC. Mức thường không lớn, hỏi tại xã.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký khai sinh muộn phạt bao nhiêu tiền?
Không bị phạt. Nghị định 109/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 18/05/2026, thay Nghị định 82/2020/NĐ-CP và không còn quy định xử phạt việc đăng ký khai sinh trễ hạn (trước đó là phạt cảnh cáo). Có thể phải nộp lệ phí hộ tịch theo mức của tỉnh vì khai sinh quá hạn không được miễn lệ phí.
Đăng ký khai sinh quá hạn cho người lớn tuổi cần gì?
Tờ khai, giấy chứng sinh hoặc văn bản người làm chứng, hoặc giấy cam đoan về việc sinh, kèm bản sao giấy tờ cá nhân có thông tin như căn cước, học bạ, bằng cấp. Nộp tại UBND cấp xã nơi người đó cư trú.
Đăng ký khai sinh muộn có sao không?
Trẻ vẫn được khai sinh đầy đủ, không mất quyền lợi gì. Người đi khai sinh có thể phải nộp lệ phí theo mức của tỉnh. Tuy vậy, chưa khai sinh thì trẻ chưa có số định danh, chưa có thẻ bảo hiểm y tế miễn phí, nên làm càng sớm càng tốt.
Thủ tục đăng ký lại khai sinh cần những giấy tờ gì?
Tờ khai đăng ký lại khai sinh, bản sao giấy khai sinh cũ nếu còn, hoặc các giấy tờ cá nhân có thông tin khai sinh. Chỉ đăng ký lại khi cả Sổ hộ tịch và bản chính đều mất. Nếu sổ còn thì xin trích lục bản sao là đủ.